商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作目前在生活中有越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，每個(gè)人都有必要了解商務(wù)英語(yǔ)的一些寫(xiě)作知識(shí)和規(guī)范。但目前很多英語(yǔ)學(xué)習(xí)者并沒(méi)有系統(tǒng)接觸過(guò)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的教材或者資料，對(duì)商務(wù)英語(yǔ)可能比較陌生。今天在這里推薦一本教程：《商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作實(shí)例精解》。




《商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作實(shí)例精解》的作者雪莉泰勒（Shirley Taylor）是資深的現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作專家，擁有幾十年的教學(xué)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。目前市面上關(guān)于商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的書(shū)不少，但寫(xiě)得好的卻不多。大部分書(shū)給人的感覺(jué)都過(guò)于模式化——無(wú)外乎列出一堆句型和模板，然后再給出一些不痛不癢的建議。但《商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作實(shí)例精解》并不局限于介紹句型和模板這些細(xì)枝末節(jié)，而是更進(jìn)一步從讀者的角度出發(fā)來(lái)介紹一篇好的商務(wù)寫(xiě)作應(yīng)該具有的基本原則。













在20世紀(jì)中葉，商務(wù)往來(lái)與今天相比要更為冷淡和正式，這導(dǎo)致當(dāng)時(shí)的文書(shū)寫(xiě)作也很正式。人們經(jīng)常使用一些一本正經(jīng)的繁文縟詞，例如：




(1) Kindly furnish us with this information soon.




(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.




(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.




與幾十年前相比，今天的商務(wù)活動(dòng)已經(jīng)不再那么正式和刻板，但很多人的商務(wù)寫(xiě)作仍然在沿用半個(gè)世紀(jì)前那種古板的風(fēng)格。為此，作者在書(shū)中花了大量的篇幅來(lái)教導(dǎo)讀者如何寫(xiě)好現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)：忘掉教科書(shū)上那些正確而無(wú)用的套話，從讀者的角度出發(fā)以輕松、自然和友好的語(yǔ)言來(lái)完成溝通。作者在書(shū)中重點(diǎn)闡述了下面這幾條商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作原則：




1.用現(xiàn)代商務(wù)語(yǔ)言去替代過(guò)時(shí)或陳舊的表達(dá)




商務(wù)郵件的目的在于傳達(dá)信息或者說(shuō)服對(duì)方，而不是參加作文競(jìng)賽評(píng)選，一定要讓對(duì)方贊嘆你的寫(xiě)作水平不可。為了達(dá)到溝通的目的，商務(wù)寫(xiě)作做到簡(jiǎn)潔自然，不說(shuō)空話套話，用現(xiàn)代商務(wù)語(yǔ)言去替換過(guò)時(shí)或陳舊的表達(dá)。




舉個(gè)例子，對(duì)于上面提到的三個(gè)例子：




(1) Kindly furnish us with this information soon.




(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.




(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.




我們可以將其替換為更為自然的說(shuō)法：




(1) Please let us have this information soon.




(2) I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.




(3) These goods will be sent to you today.




2.使用自然、口語(yǔ)化的方式寫(xiě)作




商務(wù)郵件雖然是書(shū)面體，但它與一般的書(shū)面體（比如學(xué)術(shù)論文）不同?，F(xiàn)代商務(wù)郵件寫(xiě)作提倡語(yǔ)言自然、流暢，就像面對(duì)面的口語(yǔ)交談一樣。我們可以在寫(xiě)作中融入一些自己的想法、個(gè)性和情感，讓讀者感覺(jué)到作者是一個(gè)活生生的人，而不是一臺(tái)毫無(wú)感情的公文機(jī)器。




我們?cè)谌粘Ｉ虅?wù)郵件中可能經(jīng)常會(huì)見(jiàn)到類(lèi)似下面的句子：




(1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.




(2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.




(3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.




這樣的句子過(guò)于正式，讀起來(lái)也很費(fèi)解。這實(shí)際上會(huì)給讀者造成距離感，影響商務(wù)溝通的效果，它們可以改為更加自然的說(shuō)法：




(1) Please process this claim soon.




(2) Please let us know what you would like to do.




(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.




值得注意的一點(diǎn)是，雖然商務(wù)郵件寫(xiě)作提倡口語(yǔ)化的寫(xiě)作方式，但這并不意味著我們可以使用俚語(yǔ)和非正式的口頭語(yǔ)。因?yàn)檫@些俚語(yǔ)和口頭語(yǔ)只用于非正式的社交場(chǎng)合，不適合出現(xiàn)在商業(yè)場(chǎng)景中，例如：Keep your shirt on. 這樣的非正式說(shuō)法要改為 Please be patient.




同時(shí)我們也要避免在商務(wù)郵件中出現(xiàn)非正式的縮寫(xiě)（例如把you縮寫(xiě)成u，把a(bǔ)re縮寫(xiě)成r，把because縮寫(xiě)成cuz），因?yàn)檫@樣會(huì)給人造成懶惰或者不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的印象。




3.使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)




一般情況下，在商務(wù)郵件中使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)會(huì)顯得語(yǔ)氣生硬、官腔官調(diào)，使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)則會(huì)更加有趣有力。試比較下面這幾個(gè)例子：




(1) The new system was developed by our staff.

(2) Our staff developed the new system.




(3) These notes should be read carefully before completing the form.

(4) Please read these notes carefully before completing the form.




看得出來(lái)使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)重點(diǎn)會(huì)更加突出，同時(shí)句子也會(huì)更為簡(jiǎn)潔。




當(dāng)然，并不是所有的情形下都必須要使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。當(dāng)動(dòng)作發(fā)出的主語(yǔ)不明確或者不重要的情況下要使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。舉個(gè)例子，某個(gè)島上噪音很大，而我們要強(qiáng)調(diào)“噪音”本身，而不是“聽(tīng)到噪音的人”，這時(shí)候應(yīng)該說(shuō)：




The noise was heard all over the island.




而不是使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)：




People all over the island heard the noise.




同時(shí)，由于在被動(dòng)語(yǔ)態(tài)中看不出動(dòng)作發(fā)出者是誰(shuí)，有時(shí)候在商業(yè)中為了逃避責(zé)任或者含糊其辭，我們也會(huì)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。例如：




An unfortunate mistake was made.




在這句話里面，錯(cuò)誤是誰(shuí)犯的并沒(méi)有明說(shuō)，但如果寫(xiě)成：




Our company made an unfortunate mistake.




這意味著責(zé)任都要由“我們公司”承擔(dān)。




4.多使用動(dòng)詞而不是名詞




動(dòng)詞名詞化（例如將avoid寫(xiě)成the avoidance of）會(huì)拉長(zhǎng)句子，而且會(huì)使寫(xiě)出來(lái)的句子不夠生動(dòng)，缺少人情味。我們?cè)趯?xiě)作時(shí)要盡量使用動(dòng)詞而不是名詞。類(lèi)似下面的句子：




(1) His carelessness in driving caused a serious accident.

(2) We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.




要改為：




(1) His careless driving caused a serious accident.

(2) We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.




5.多使用短句




研究表明，句子的長(zhǎng)度與人們的理解程度有直接聯(lián)系。當(dāng)句子的長(zhǎng)度在15至20個(gè)單詞時(shí)，首次閱讀就能理解的人所占的比例為75%，當(dāng)句子單詞長(zhǎng)度在27個(gè)以上時(shí)，這一比例馬上降到4%。由于商務(wù)郵件講究溝通的效率和準(zhǔn)確性，因此應(yīng)該盡量使用短句。例如對(duì)于下面的長(zhǎng)句：




Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as it has been predicted, we may possibly find ourselves with too much production capacity, and this may, therefore, result in even more serious problems.




我們可以將它拆分為幾個(gè)短句，這樣更加便于理解：




We must give serious consideration to the issue of investing in new machinery. If the market falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. This may then result in even more difficulties.




除了上面提到的這些原則之外，書(shū)中還對(duì)很多商務(wù)寫(xiě)作的細(xì)節(jié)進(jìn)行了很詳細(xì)的說(shuō)明，包括郵件的組織邏輯、外觀與格式、郵件的主題、開(kāi)頭與結(jié)尾等。同時(shí)，針對(duì)不同文書(shū)與商務(wù)信函的特點(diǎn)，書(shū)中還給出了大量相應(yīng)的范本。如果你一開(kāi)始不清楚如何寫(xiě)一封正確、得體的郵件，這些范本會(huì)是非常好的模仿案例。推薦對(duì)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作感興趣或有需求的同學(xué)閱讀。




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